Kancelář tajemníka
nám. Republiky 1
301 00 Plzeň
vedoucí – JUDr. Jana Tomanová
tel.: 378 032 210
Struktura kanceláře:
- Oddělení sekretariát
- Oddělení personální
Agenda:
Kancelář tajemníka MMP zabezpečuje komplexní servis pro činnost tajemníka MMP, řešení úkolů z oblasti informatiky týkajících se města Plzně, vyjadřuje se k návrhům řídících a organizačních norem MMP a na základě pověření tajemníka MMP může provádět konkrétní šetření ve věcech dodržování pravidel stanovených obecně závaznými i vnitřními právními předpisy MMP. Kancelář tajemníka MMP dále:
1. Zajišťuje evidenci a aktuální přehled řídících a organizačních norem MMP.
2. Navrhuje a garantuje jednotnou formu tvorby vnitřních předpisů.
3. Zpracovává vybrané vnitřní předpisy tajemníka MMP.
4. Metodicky spolupracuje s odbory MMP při tvorbě vnitřních předpisů.
5. Předkládá vlastní návrhy na zlepšení činností zajišťovaných MMP. Ve vztahu k projektům řízení, navrhuje a dává podněty KTAJ na řešení problematiky efektivity fungování a implementace procesů v rámci úřadů MMP.
6. Koordinuje a zajišťuje jednotnou tvorbu postupů pro občany a v této oblasti spolupracuje se správcem webové prezentace města Plzně a o změnách informuje informační kancelář MMP.
7. Spolupracuje při tvorbě zadání pro zpracování a zavádění nových programů pro činnost MMP a organizací města.
8. Podílí se na projektech zaměřených na zvyšování kvality činností MMP.
9. Podle potřeby provádí analýzy vybraných činností v chodu a řízení MMP a zpracovává návrhy na jejich zlepšení.
10. Předkládá návrh Programu auditování systému kvality MMP na kalendářní rok a předkládá závěrečné zprávy o výkonu auditů kvality.
11. Vykonává interní audity systému kvality.
12. Spravuje dokumentaci z interních auditů kvality.
13. Sestavuje zprávu k přezkoumání systémů kvality vedením (tajemnice MMP, ředitelé vnitřních úřadů).
14. Vede agendu Výboru IT zřízeného dle vnitřního předpisu MMP QS 63-12 Řízení rozvoje ICT. Vyhodnocuje projekty a stanovené cíle ICT. Plánuje zasedání Výboru IT a ve spolupráci se SITmP připravuje podklady pro jednání Výboru IT.
Kancelář tajemníka MMP prostřednictvím svého sekretariátu dále:
1. Eviduje písemnosti došlé na adresu tajemníka MMP nebo vedoucího Kanceláře tajemníka MMP dle pokynů tajemníka MMP i vedoucího jeho kanceláře, zajišťuje jejich další vyřízení.
2. Eviduje a vyřizuje písemnosti vyhotovené tajemníkem MMP nebo vedoucím jeho kanceláře.
3. Eviduje úkoly plynoucí tajemníkovi MMP z právních předpisů nebo mu uložené RMP nebo primátorem a zajišťuje jejich řešení.
4. Vede časový plán práce tajemníka MMP i vedoucího jeho kanceláře a organizuje jejich plnění, včetně přípravy pokladových materiálů. Zajišťuje pracovní cesty tajemníka MMP i vedoucího jeho kanceláře.
5. Organizuje přípravu pracovních porad tajemníka MMP i vedoucího jeho kanceláře, pořizuje zápis z jednání svolávaných tajemníkem MMP i vedoucím jeho kanceláře a kontroluje plnění úkolů uložených tajemníkem MMP i vedoucím jeho kanceláře.
6. Kontroluje čerpání Fondu na pohoštění a občerstvení v kanceláři tajemníka.
7. Vede centrální evidenci směrnic (jiných interních předpisů), příkazů (pokynů) vydaných tajemníkem MMP.
8. Eviduje agendu obecně prospěšných prací.
9. Administrativně zajišťuje činnost škodní komise, které předsedá vedoucí kanceláře tajemníka.
10. Vede centrální evidenci usnesení vlády ČR vztahujících se k činnosti samosprávy a usnesení RMP a ZMP, za které odpovídá Kancelář tajemníka MMP.
Oddělení personální
Samostatná působnost
1. Zabezpečuje komplexní výkon veškeré pracovně právní a personální agendy a agendy PaM na MMP, a to v souladu s příslušnými právními předpisy, a to včetně evidence v IS SAP modul HR.
2. Je koncepčním, metodickým a koordinačním místem pro oblast péče o zaměstnance a zabezpečuje spolupráci při tvorbě kolektivní smlouvy a ostatních forem kolektivního vyjednávání s odborovým orgánem.
3. Komplexně připravuje a tvoří rozpočet finančních prostředků na platy zaměstnanců, zastupitelů, sleduje a vyhodnocuje čerpání a ve spolupráci s FIN se podílí na tvorbě sociálního fondu.
4. Organizačně a metodicky usměrňuje výběr nových zaměstnanců, a to formou výběrových řízení a pohovorů v souladu s cíli a záměry personální politiky MMP a s ohledem na ustanovení zákona o úřednících územních samosprávných celků včetně výběrových řízení na vedoucí funkce MMP, zajišťuje psychologické vyšetření uchazečů, zpracovává výsledný materiál pro zasedání RMP a zabezpečuje archivaci veškerých dokladů.
5. Provádí veškeré zpracování statistických výkazů týkajících se zaměstnanců a platových prostředků, včetně zabezpečení ISP (Informační systém o platech). Dále realizuje plnění povinného zákonného pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání, a to i za ÚMO 1 – 10.
6. Provádí poradenskou činnost v oblasti pracovně právní, personální práce a platů pro vedoucí odborů MMP a jednotlivé ÚMO 1 - 10.
7. Zpracovává podněty a připomínky ke stávajícím pracovně právním předpisům a předpisům pro odměňování a navrhuje jejich změny.
8. Vyhotovuje a eviduje služební průkazy a jmenovky pro zaměstnance MMP.
9. Zajišťuje agendu a evidenci povolených úprav pracovní doby a zkrácení pracovní doby.
10. Vede agendu přiznaných mimořádných odměn a darů poskytovaných při významných životních výročích přiznaných dle Kolektivní smlouvy.
11. Dle zákona č. 312/2002 zpracovává plány vzdělávání zaměstnanců MMP včetně vstupního vzdělávání a vzdělávání vedoucích zaměstnanců MMP.
12. V souladu s plány vzdělávání organizuje účast zaměstnanců na veškerém dalším vzdělávání, zajišťuje jejich proplácení v IS SAP.
13. Zajišťuje agendu zdravotně lékařských služeb dle příslušných právních předpisů.
14. Realizuje vstupní vzdělávání zaměstnanců v souladu s akreditací udělenou MVČR.
15. Provádí porovnání dosaženého vzdělání a zjišťuje jeho rovnocennost dle příslušných předpisů.
16. Dle zaměření VŠ studia zaměstnance a v souladu s jeho pracovní náplní na MMP určuje, jakou část povinného vzdělávání bude absolvovat. Ve spolupráci s VO provádí hodnocení plánu vzdělávání pracovníků MMP. Komplexně zpracovává roční plán finančních prostředků vyčleněných pro vzdělávání na MMP ze schváleného ročního plánu finančních prostředků.
17. Zabezpečuje vzdělávání zaměstnanců potřebné pro vykonání zkoušek zvláštní odborné způsobilosti dle platných právních předpisů.
18. V oblasti zvyšování kvalifikace zaměstnanců uzavírá dohody s jednotlivými zaměstnanci studujícími při zaměstnání, vede evidenci čerpání studijního volna, kontroluje dodržování podmínek stanovených v uzavřených dohodách.
19. Předepisuje pohledávky v IS SAP do aplikace Agendio včetně vyhotovení související dokumentace.
20. Uzavírá smlouvy se středním, vyššími odbornými, případně i vysokými školami o praktikování jejich žáků na MMP a zajišťuje veškeré potřebné náležitosti spojené s odbornou praxí těchto žáků.
21. Zpracovává veškeré materiály z oblasti personalistiky a PaM pro zasedání RMP a ZMP.
22. Provádí komplexní rozbory struktury zaměstnanců MMP pro zpracování plánu potřeby kvalifikovaných zaměstnanců včetně rozboru o fluktuaci.
23. Spolupracuje s kontaktním místem Úřadu práce Plzeň, a to převážně v rámci APZ, kdy realizuje zaměstnávání osob v režimu SÚPM.
24. Vede evidenci osob se zdravotním znevýhodněním včetně zpracování výkazů s tím spojených, a to i za ÚMO 1 – 10, a to dle zákona o zaměstnanosti.
25. Vede evidenci žen (mužů) na mateřské dovolené, rodičovské dovolené a na povoleném neplaceném volnu.
26. Vydává potvrzení o průběhu zaměstnání pro účely důchodového zabezpečení, vyhotovuje příslušná hlášení pro Českou správu sociálního zabezpečení.
27. Archivuje centrálně osobní spisy zaměstnanců, kteří ukončili pracovní poměr u MMP, dále osobní spisy zaměstnanců bývalého Národního výboru města Plzně, Úřadu města Plzně, Bytového podniku města Plzně, divadla Pod lampou, ÚIMP a Úřadu Plzeň - město. Zabezpečuje všechny náležitosti - požadavky související s těmito spisy, a to jak ze strany bývalých zaměstnanců, tak i organizací.
28. Zabezpečuje refundace ušlého výdělku členům ZMP a RMP.
29. V souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků, vede evidenci osvědčení dle zákona č. 451/1991 Sb. u vedoucích úředníků MMP, případně žádá Ministerstvo vnitra ČR o vydání těchto osvědčení pro vedoucí úředníky.
30. Zajišťuje komplexní platovou agendu zaměstnanců MMP, komisí RMP a výborů ZMP. Dále provádí zúčtování platů, povinné odvody, přihlášky, odhlášky na ZP a SP, za Městskou policii a povinné odvody, přihlášky a odhlášky na SP za ÚMO 5 – 10.
31. Souhrnně zabezpečuje veškerou agendu spojenou se zdravotními pojišťovnami, tj. provádí přihlašování zaměstnanců u pojišťoven, vede evidenci zaměstnanců u jednotlivých pojišťoven, provádí kontroly, zajišťuje veškerou korespondenci.
32. Zabezpečuje agendu s Českou správou sociálního zabezpečení, včetně likvidace dávek nemocenského pojištění a předkládání měsíčních výkazů včetně jejich archivace.
33. Vede evidenci o pracovní neschopnosti, pracovních úrazech a ročně sleduje průměrné procento pracovní neschopnosti. Dále vede evidenci zaměstnanců čerpajících indispoziční volno a den na prevenci proti vyhoření.
34. Zajišťuje daň ze závislé činnosti včetně ročního vyúčtování, ročních výkazů.
35. Vede agendu evidenčních listů důchodového zabezpečení zaměstnanců MMP, MP včetně archivace, a to i MO 5-10 a členů ZMP a zastupitelstev MO 5-10.
36. Komplexně zabezpečuje agendu odborných psychologických služeb v oblasti psychologie práce a organizace pro potřeby zaměstnavatele, včetně navrhování koncepčních opatření v oblasti výběru pracovníků, vzdělávání zaměstnanců, hodnocení zaměstnanců, zjišťování jejich názorů a potřeb.
Přenesená působnost
1. Provádí vidimaci a legalizaci originálů s kopiemi dle platných právních předpisů.
2. V souladu se zákonem o střetu zájmů a neslučitelnosti některých funkcí vede registr oznámení veřejných funkcionářů na MMP, a to i v elektronické podobě. Současně zabezpečuje elektronickou databázi pro ÚMO Plzeň 1-10 a město Plzeň.